PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH I ZEWNĘTRZNYCH W URZĘDZIE MIASTA OPOLA
PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
Stanowi załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr OR-I.120.1.85.2024 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24 października 2024 r.
§ 1
Przedmiotem Procedury zgłoszeń wewnętrznych w Urzędzie Miasta Opola (zwanej dalej Procedurą) jest określenie wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
§ 2
1. Użyte w Procedurze określenia (definicje) należy rozumieć zgodnie z określeniami (definicjami) zawartymi w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928).
2. Procedura nie ma zastosowania do zgłoszeń dokonanych anonimowo. Zgłoszenia dokonane anonimowo nie będą traktowane jako zgłoszenia wewnętrzne rozpatrywane na zasadach określonych w Procedurze.
§ 3
Procedurę stosuje się do wszystkich pracowników Urzędu Miasta Opola (dalej Urzędu) niezależnie od zajmowanego stanowiska i formy zatrudnienia, a także wobec innych osób powiązanych z Urzędem, w tym byłych pracowników, stażystów, praktykantów, wolontariuszy, osób w trakcie rekrutacji oraz osób fizycznych i prawnych współpracujących z Urzędem.
§ 4
O obowiązywaniu niniejszej Procedury Urząd informuje każdorazowo osobę ubiegającą się o wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
§ 5
1. Komórką organizacyjną odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych (dalej również „zgłoszeń”) w Urzędzie jest Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego.
2. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego prowadzi Rejestr zgłoszeń wewnętrznych.
§ 6
1. Zgłoszenie wewnętrzne może mieć charakter:
a) jawny - gdy sygnalista zgadza się na ujawnienie tożsamości osobom związanym z odbiorem zgłoszenia, przeprowadzeniem postępowania wyjaśniającego oraz osobom postronnym,
b) poufny - gdy sygnalista ujawnia swoje dane jedynie osobom związanym z odbiorem zgłoszenia i przeprowadzeniem postępowania wyjaśniającego.
2. Zgłoszenia można dokonać w jeden z niżej opisanych sposobów:
a) telefonicznie: pod numerem telefonu: 77 54 11 409 od poniedziałku do czwartku w godzinach od 8.00 do 15.00 w piątek od 8.00 do 13.30
lub
b) poprzez wysłanie listu na adres Urzędu: z dopiskiem „dotyczy zgłoszenia naruszeń wewnętrznych”
lub
c) poprzez wypełnienie formularza online dostępnego na stronie internetowej https://sygnalista.um.opole.pl/
3. Na wniosek sygnalisty, w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku, może zostać zorganizowane bezpośrednie spotkanie z osobą wyznaczoną i odpowiedzialną za przyjęcie zgłoszenia. Za zgodą sygnalisty ze spotkania sporządza się protokół dokumentujący przebieg rozmowy, który sygnalista może sprawdzić, poprawić i zatwierdzić poprzez jego podpisanie.
4. Kanały przyjmowania zgłoszeń, o których mowa w ust. 2 i 3 obsługiwane są w sposób zapewniający ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu, a także w sposób uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu osobom nieupoważnionym.
5. Zgłoszenia dokonane w sposób, o którym mowa w ust. 2 lit. b zawierają:
a) dane osobowe sygnalisty: imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy, relacje z Urzędem (np. pracownik, były pracownik, stażysta, osoba współpracująca itp.), adres do kontaktu czyli adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej,
b) określenie rodzaju zgłoszenia: jawny lub poufny,
c) rodzaj naruszenia (wskazanie obszaru, którego dotyczy zgłaszana nieprawidłowość),
d) dane osobowe i stanowiska osób dopuszczających się naruszeń oraz dane osobowe osób, które mogły stać się ofiarami naruszeń - o ile są znane sygnaliście,
e) opis naruszeń (należy opisać szczegółowo swoje podejrzenia i okoliczności ich zajścia, czas trwania, podmioty poinformowane o naruszeniach [kto to był np. osoba w miejscu pracy, media, inne władze], czy istnieją relacje między w/w osobami, jakie skutki spowodowały lub mogą spowodować podane nieprawidłowości),
f) dowody (o ile są) na potwierdzenie zgłaszanej nieprawidłowości lub wskazanie gdzie można je uzyskać,
g) potencjalni świadkowie (należy podać imię, nazwisko, zajmowane stanowisko),
h) podpisane oświadczenie o następującej treści:
Oświadczam, że dokonując niniejszego zgłoszenia:
1. działam w dobrej wierze,
2. posiadam uzasadnione przekonanie, że zawarte w ujawnionej informacji zarzuty są prawdziwe,
3. nie dokonuję ujawnienia w celu osiągnięcia korzyści,
4. ujawnione informacje są zgodne ze stanem mojej wiedzy,
5.znana jest mi obowiązująca Procedura zgłoszeń wewnętrznych w Urzędzie Miasta Opola,
6. oświadczam, że zapoznałem/-am się z klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych stanowiącą załącznik nr 1 do ww. Procedury.
6. Zgłoszenia, o których mowa w ust. 2 lit. b nie są otwierane przez Kancelarię Ogólną Urzędu. Korespondencja jest rejestrowana w systemie SOD i niezwłocznie przekazywana bezpośrednio do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego. Brak dopisku „dotyczy zgłoszenia naruszeń wewnętrznych” na kopercie może spowodować jej otwarcie przez osobę nieuprawnioną.
7. Jeżeli zgłoszenie dokonywane jest za pośrednictwem linii telefonicznej, osoba przyjmująca zgłoszenie dokumentuje je w formie protokołu z przeprowadzonej rozmowy dając możliwość sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu sygnaliście poprzez jego podpisanie.
8. W przypadku niewłaściwego skierowania zgłoszenia ze względu na charakter i zakres naruszenia, zgłoszenie niezwłocznie (w ciągu 7 dni roboczych) przekazuje się do organu właściwego, jednocześnie zawiadamiając o tym osobę dokonującą zgłoszenia.
9. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy krajowe postępowań. Ujawnienie takie jest objęte odpowiednimi zabezpieczeniami zgodnie z obowiązującymi przepisami.
§ 7
1. Komórką organizacyjną upoważnioną do podejmowania działań następczych jest Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego.
2. Naczelnik Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego wyznacza pracowników z tego Wydziału (dalej pracownicy odpowiedzialni za zgłoszenie), którzy będą prowadzić wstępną analizę, o której mowa w ust. 3 oraz ewentualne postępowanie wyjaśniające.
3. Pracownicy odpowiedzialni za zgłoszenie niezwłocznie po jego otrzymaniu zapoznają się z posiadaną dokumentacją i dokonują wstępnej analizy. Po stwierdzeniu, że zgłaszający działa w dobrej wierze i spełniono wymogi formalne zgłoszenia potwierdzają sygnaliście w terminie 7 dni od daty wpływu zgłoszenia jego otrzymanie, w tym informują również o rozpoczęciu postępowania wyjaśniającego oraz o przysługującej sygnaliście ochronie, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu.
4. Naczelnik Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego informuje Sekretarza Miasta o konieczności nadzorowania sytuacji sygnalisty (odpowiednio osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia i osoby powiązanej z sygnalistą), w tym monitorowania czy nie został poddany działaniom odwetowym.
5. Po stwierdzeniu, że zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze, czyli w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego, Naczelnik Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego po konsultacji z pracownikami odpowiedzialnymi za zgłoszenie podejmuje decyzję o niewszczynaniu postępowania wyjaśniającego.
6. Decyzję o niewszczynaniu postępowania wyjaśniającego podejmuje się w przypadku braku wystarczających informacji w celu rzetelnego zbadania sprawy a brak jest możliwości kontaktu z osobą zgłaszającą, która mogłaby przekazać niezbędne wyjaśnienia.
7. W odniesieniu do zgłoszeń dotyczących sprawy będącej przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia, w których nie zawarto nowych, istotnych informacji nie podejmuje się działań następczych, chyba że okoliczności prawne lub faktyczne uzasadniają ich podjęcie.
8. W przypadku wpływu wielu zgłoszeń komórka organizacyjna odpowiedzialna za zgłoszenie decyduje o kolejności ich rozpatrywania według stopnia naruszenia, bez uszczerbku dla terminu określonego w ust. 13.
9. Pracownicy odpowiedzialni za zgłoszenie z zachowaniem należytej staranności, kierując się zasadą bezstronności i obiektywizmu podejmują działania mające na celu ocenę prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu.
10. Postępowanie wyjaśniające prowadzone jest w sposób niepozwalający na ujawnienie tożsamości sygnalisty oraz innych informacji umożliwiających ustalenie danych osobowych osób powiązanych ze zgłoszeniem tj. osób, których dotyczy zgłoszenie, osób trzecich, o których mowa w zgłoszeniu np. świadków czy współpracowników, na wszystkich etapach postępowania.
11. Dostęp do informacji ograniczony jest wyłącznie do osób uprawnionych w ramach prowadzonego postępowania wyjaśniającego oraz w procesie zapewnienia ochrony sygnaliście, osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osobie powiązanej z sygnalistą. Wobec osób, które nie zachowały poufności informacji pozyskanych w toku postępowania wyjaśniającego zostaną wyciągnięte konsekwencje służbowe zgodnie z zapisami Regulaminu pracy w Urzędzie.
12. Na każdym etapie postępowania wyjaśniającego, jeżeli sposób zgłoszenia umożliwia dalszy kontakt z sygnalistą, można zwracać się do niego o dodatkowe wyjaśnienia, zwłaszcza w sytuacji gdy informacje podane w zgłoszeniu są niepełne i budzą wątpliwości.
13. Informacja zwrotna o podjętych działaniach następczych przesyłana jest w terminie do 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku niewysłania potwierdzenia sygnaliście, w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu.
14. Pracownicy odpowiedzialni za zgłoszenie po zakończeniu postępowania wyjaśniającego przygotowują raport z przeprowadzonych czynności oraz przedstawiają propozycję działań naprawczych w przypadku gdy zarzuty zawarte w zgłoszeniu okażą się zasadne i zostaną potwierdzone. W uzasadnionych przypadkach zgłoszenie kieruje się do właściwych organów, w celu przeprowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego w sprawie.
15. Komórka organizacyjna odpowiedzialna za przyjęcie zgłoszenia i podejmowanie działań następczych jest komórką właściwą do monitorowania wykonania działań, o których mowa w ust. 14 oraz efektów ich zastosowania.
16. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego opracowuje po zakończeniu roku kalendarzowego sprawozdanie dotyczące przyjętych zgłoszeń i podjętych działań. Sprawozdanie podpisuje Naczelnik Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, który w terminie do 31 stycznia przekazuje je Prezydentowi Miasta do zapoznania.
§ 8
1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać, począwszy od 25 grudnia 2024 r. Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organom publicznym oraz - w stosownych przypadkach - instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej.
3. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.
4. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie.
Załączniki:
Załącznik nr 1 do Procedury zgłoszeń wewnętrznych w Urzędzie Miasta Opola.
KLAUZULA INFORMACYJNA o zasadach przetwarzania danych osobowych sygnalisty
Wypełniając obowiązek określony w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) [dalej: RODO] informuję, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Miasta Opola, z siedzibą: ul. Rynek 1A, 45-015 Opole, adres e-mail: urzad@um.opole.pl, numer telefonu: +48 77 45 11 800.
2. Kontakt do Inspektora Ochrony Danych w Urzędzie Miasta Opola: iod@um.opole.pl lub listownie na adres: Urząd Miasta Opola, ul. Rynek 1A, 45-015 Opole.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą wyłącznie w celu weryfikacji informacji i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w przedmiocie zgłoszenia naruszeń zgodnie z Procedurą zgłoszeń wewnętrznych w Urzędzie Miasta Opola.
4. Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w zakresie wskazanym powyżej jest:
a) art. 6 ust. 1 lit. c RODO i art. 9 ust. 2 lit. g RODO (jeżeli dane wrażliwe zostały zawarte w zgłoszeniu) w związku z realizacją postanowień ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów,
oraz
b) art. 6 ust. 1 lit. a RODO tylko i wyłącznie w zakresie wyrażenia zgody przez sygnalistę na ujawnienie jego tożsamości zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
5. Dane osobowe zgromadzone podczas postępowania wyjaśniającego w uzasadnionych przypadkach mogą zostać przekazane uprawnionym podmiotom, w tym organom ścigania, instytucjom kontroli oraz organom sądowym. Ponadto, dane osobowe będą udostępniane podmiotom zewnętrznym zapewniającym obsługę działalności administratora oraz wsparcie w zakresie przyjmowania zgłoszeń, z którymi została zawarta stosowna umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.
6. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych może Pani/Pan złożyć do Prezydenta Miasta Opola wniosek dotyczący:
a) dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO);
b) sprostowania/poprawienia danych osobowych (art. 16 RODO);
c) usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przepisami prawa (art. 17 RODO);
d) ograniczenia przetwarzania danych osobowych tj. wstrzymania operacji na danych osobowych (art. 18 RODO).
Ponadto, posiada Pani/Pan także prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność
z prawem przetwarzania, tylko i wyłącznie w zakresie, w którym wyrażona została zgoda. W przypadku wycofania zgody na ujawnienie Pani/Pana tożsamości, dane osobowe nie będą udostępniane (od momentu wycofania zgody).
7. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
8. Ma Pani/Pan prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.
9. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niepodanie danych osobowych będzie skutkowało pozostawieniem zgłoszenia bez rozpatrzenia.
10. Dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.
Załącznik nr 2 do Procedury zgłoszeń wewnętrznych w Urzędzie Miasta Opola
KLAUZULA INFORMACYJNA o zasadach przetwarzania danych osobowych osoby, której dotyczy zgłoszenie od sygnalisty
Wypełniając obowiązek określony w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) [dalej: RODO] informuję, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Miasta Opola, z siedzibą: ul. Rynek 1A, 45-015 Opole, adres e-mail: urzad@um.opole.pl, numer telefonu: +48 77 45 11 800.
2. Kontakt do Inspektora Ochrony Danych w Urzędzie Miasta Opola: iod@um.opole.pl lub listownie na adres: Urząd Miasta Opola, ul. Rynek 1A, 45-015 Opole.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą wyłącznie w celu weryfikacji informacji i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w przedmiocie zgłoszenia naruszeń zgodnie z Procedurą zgłoszeń wewnętrznych w Urzędzie Miasta Opola.
4. Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w zakresie wskazanym powyżej jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO i art. 9 ust. 2 lit. g RODO (jeżeli dane wrażliwe zostały zawarte w zgłoszeniu) w związku z realizacją postanowień ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
5. Administrator będzie przetwarzać następujące dane osobowe, wskazane w zgłoszeniu sygnalisty: dane pracownicze.
6. Pani/Pana dane osobowe zostały podane przez sygnalistę, w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa w rozumieniu ustawy z dnia 14 czerwca 2014 r. o ochronie sygnalistów.
7. Dane osobowe zgromadzone podczas postępowania wyjaśniającego w uzasadnionych przypadkach mogą zostać przekazane uprawnionym podmiotom, w tym organom ścigania, instytucjom kontroli oraz organom sądowym. Ponadto, dane osobowe będą udostępniane podmiotom zewnętrznym zapewniającym obsługę działalności administratora oraz wsparcie w zakresie przyjmowania zgłoszeń, z którymi została zawarta stosowna umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.
8. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych może Pani/Pan złożyć do Prezydenta Miasta Opola wniosek dotyczący:
a) dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO), z zastrzeżeniem, że przepisu art. 15 ust. 1 lit. g RODO w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy o sygnalistach albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie;
b) sprostowania/poprawienia danych osobowych (art. 16 RODO);
c) usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przepisami prawa (art. 17 RODO);
d) ograniczenia przetwarzania danych osobowych tj. wstrzymania operacji na danych osobowych (art. 18 RODO).
9. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
10. Ma Pani/Pan prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.
11. Dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.
Załącznik nr 3 do Procedury zgłoszeń wewnętrznych w Urzędzie Miasta Opola
KLAUZULA INFORMACYJNA o zasadach przetwarzania danych osobowych odnośnie osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu
Wypełniając obowiązek określony w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) [dalej: RODO] informuję, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Miasta Opola, z siedzibą: ul. Rynek 1A, 45-015 Opole, adres e-mail: urzad@um.opole.pl, numer telefonu: +48 77 45 11 800.
2. Kontakt do Inspektora Ochrony Danych w Urzędzie Miasta Opola: iod@um.opole.pl lub listownie na adres: Urząd Miasta Opola, ul. Rynek 1A, 45-015 Opole.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą wyłącznie w celu weryfikacji informacji i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w przedmiocie zgłoszenia naruszeń zgodnie z Procedurą zgłoszeń wewnętrznych w Urzędzie Miasta Opola.
4. Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w zakresie wskazanym powyżej jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO i art. 9 ust. 2 lit. g RODO (jeżeli dane wrażliwe zostały zawarte w zgłoszeniu) w związku z realizacją postanowień ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
5. Administrator będzie przetwarzać następujące dane osobowe, wskazane w zgłoszeniu sygnalisty: dane personalne/dane pracownicze, dane kontaktowe.
6. Pani/Pana dane osobowe zostały podane przez sygnalistę/osobę, której dotyczy zgłoszenie, w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa w rozumieniu ustawy z dnia 14 czerwca 2014 r. o ochronie danych osobowych.
7. Dane osobowe zgromadzone podczas postępowania wyjaśniającego w uzasadnionych przypadkach mogą zostać przekazane uprawnionym podmiotom, w tym organom ścigania, instytucjom kontroli oraz organom sądowym. Ponadto, dane osobowe będą udostępniane podmiotom zewnętrznym zapewniającym obsługę działalności administratora oraz wsparcie w zakresie przyjmowania zgłoszeń, z którymi została zawarta stosowna umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.
8. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych może Pani/Pan złożyć do Prezydenta Miasta Opola wniosek dotyczący:
a) dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO);
b) sprostowania/poprawienia danych osobowych (art. 16 RODO);
c) usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przepisami prawa (art. 17 RODO);
d) ograniczenia przetwarzania danych osobowych tj. wstrzymania operacji na danych osobowych (art. 18 RODO).
9. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
10. Ma Pani/Pan prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.
11. Dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.
PROCEDURA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH
Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr OR-I.0050.848.2024 Prezydenta Miasta Opola z dnia 30 grudnia 2024 r.
PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH ORAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH PRZEZ PREZYDENTA MIASTA OPOLA
§ 1
Przedmiotem niniejszej Procedury (dalej: Procedura) jest określenie zasad i trybu przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych (dalej: zgłoszenia) dotyczących naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych przez Prezydenta Miasta Opola (dalej: organ).
§ 2
1. Użyte w Procedurze określenia (definicje) należy rozumieć zgodnie z określeniami (definicjami) zawartymi w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928) - dalej: ustawa. 2. Organ nie przyjmuje w trybie niniejszej Procedury informacji o naruszeniach prawa zgłoszonych anonimowo (dalej: zgłoszenia anonimowe).
3. Zgłoszenia anonimowe nie są odnotowywane w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych, o którym mowa w § 6 ust. 2 i będą pozostawiane bez rozpatrzenia, z zastrzeżeniem ust. 5.
4. Dokumenty dotyczące zgłoszenia anonimowego są przechowywane oddzielnie od dokumentacji dotyczącej zgłoszeń objętych trybem niniejszej Procedury.
5. Jeżeli treść zgłoszenia anonimowego zawiera informacje wskazujące lub uprawdopodabniające naruszenie prawa, w szczególności popełnienie przestępstwa ściganego z urzędu, zgłoszenie, o którym mowa w ust. 2 jest przekazywane organowi celem podjęcia wymaganych prawem działań poza trybem niniejszej Procedury.
§ 3
Zgłoszenia może dokonać każda osoba fizyczna, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w podmiocie prawnym w kontekście związanym z pracą (dalej: sygnalista).
§ 4
1. Zgłoszenia można dokonać w jeden z niżej opisanych sposobów:
a) telefonicznie (nienagrywane): pod numerem telefonu 77 54 11 417
od poniedziałku do czwartku w godzinach od 8.00 do 15.00
w piątek od 8.00 do 13.30
lub
b) poprzez doręczenie listu na adres Urzędu Miasta Opola (ul. Rynek 1A, 45-015 Opole) z dopiskiem „sygnalista – zgłoszenie zewnętrzne”
lub
c) poprzez wypełnienie formularza online dostępnego w module zgłoszeń zewnętrznych na stronie internetowej https://sygnalista.um.opole.pl/
lub
d) osobiście – podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego na wniosek sygnalisty, w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku. Za zgodą sygnalisty ze spotkania sporządza się protokół dokumentujący przebieg rozmowy, który sygnalista może sprawdzić, poprawić i zatwierdzić poprzez jego podpisanie.
2. Kanały przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych zapewniają kompletność, poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych, pozwalają na przechowywanie informacji w sposób trwały w celu umożliwienia prowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego oraz są niezależne od kanałów komunikacji wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności organu.
3. Jeżeli zgłoszenie dokonywane jest za pośrednictwem linii telefonicznej, osoba przyjmująca zgłoszenie dokumentuje je w formie protokołu z przeprowadzonej rozmowy dając sygnaliście możliwość sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu poprzez jego podpisanie.
4. Zgłoszenia dokonane w sposób, o którym mowa w ust. 1 lit. b powinny zawierać:
a) wskazanie podmiotu prawnego, którego dotyczy zgłaszana informacja o naruszeniu prawa (zwanym również dalej: naruszeniem);
b) dane osobowe sygnalisty: imię, nazwisko, stanowisko, relacje służbowe z podmiotem prawnym (np. pracownik, były pracownik, stażysta, osoba współpracująca itp.);
c) adres do kontaktu czyli adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej (przez adres do kontaktu rozumie się także konto utworzone do kontaktu dla sygnalisty w dedykowanym narzędziu informatycznym wybranym przez organ); w przypadku niepodania adresu do kontaktu, jeżeli nie jest możliwe ustalenie tego adresu na postawie posiadanych danych, nie będą realizowane wobec sygnalisty obowiązki, o których mowa w art. 35 ust. 2 pkt 2 ustawy;
d) rodzaj naruszenia/ń (wskazanie obszaru, którego dotyczy naruszenie – zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy);
e) dane osobowe i stanowiska osób dopuszczających się naruszenia/ń oraz dane osobowe osób, które mogły stać się ofiarami naruszenia/ń – o ile są znane sygnaliście; informacja czy istnieją relacje między w/w osobami;
f) opis naruszenia/ń – należy opisać, w miarę możliwości szczegółowo, swoje podejrzenia i okoliczności sprawy, czas trwania, podmioty poinformowane o naruszeniu/ach (kto to był np. osoba w miejscu pracy, media, inne władze), jakie skutki spowodowały lub mogą spowodować podane naruszenia;
g) dowody (o ile są) na potwierdzenie zgłaszanych naruszeń lub wskazanie gdzie można je uzyskać;
h) podpisane oświadczenie o następującej treści:
Oświadczam, że dokonując niniejszego zgłoszenia:
1. działam w dobrej wierze,
2. posiadam uzasadnione przekonanie, że zawarte w ujawnionej informacji zarzuty są prawdziwe,
3. nie dokonuję ujawnienia w celu osiągnięcia korzyści,
4. ujawnione informacje są zgodne ze stanem mojej wiedzy przy czym ujawniłem/-am wszystkie znane mi fakty i okoliczności dotyczące przedmiotu zgłoszenia,
5. znana jest mi obowiązująca Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych przez Prezydenta Miasta Opola,
6.zapoznałem/-am się z klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych stanowiącą załącznik nr 1 do ww. Procedury.
5. Zgłoszenia, o których mowa w ust. 1 lit. b nie są otwierane przez Kancelarię Ogólną Urzędu Miasta Opola. Korespondencja jest rejestrowana w systemie SOD i niezwłocznie przekazywana bezpośrednio do upoważnionych osób w Wydziale Kontroli i Audytu Wewnętrznego. Brak dopisku „sygnalista – zgłoszenie zewnętrzne” na kopercie może spowodować jej otwarcie przez osobę nieuprawnioną.
6. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w kontekście określonych postępowań prowadzonych przez właściwe organy. Ujawnienie takie jest objęte odpowiednimi zabezpieczeniami zgodnie z obowiązującymi przepisami.
7. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
§ 5
1. Organ potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo organ ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
2. Organ zapoznaje się z posiadaną dokumentacją i dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia polegającej na ustaleniu:
a) czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa,
b) czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu,
c) organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych – w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu.
3. Jeżeli w wyniku wstępnej weryfikacji organ stwierdzi, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, informuje osobę dokonującą zgłoszenia o odstąpieniu od jego przekazania właściwemu organowi publicznemu oraz o przyczynie odstąpienia. W takim przypadku organ może poinformować w/w osobę, że zgłoszenie podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych.
4. W przypadku ustalenia, że zgłoszenie zewnętrzne dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, organ przekazuje to zgłoszenie niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, informując o tym sygnalistę.
5. Jeżeli zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu, organ rozpatruje zgłoszenie oraz podejmuje działania następcze m.in. w celu ustalenia stanu faktycznego i oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu.
6. Działania następcze prowadzone są z zachowaniem należytej staranności, w sposób niepozwalający na ujawnienie tożsamości sygnalisty i osoby, której dotyczy zgłoszenie, a także innych informacji umożliwiających ustalenie ich tożsamości.
7. W ramach prowadzonych działań organ może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Organ odstępuje od powyższego żądania w przypadku sprzeciwu sygnalisty lub jeżeli ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości.
8. W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego organ publiczny może przekazać zgłoszenie zewnętrzne:
1) jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym,
2) innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.
9. Organ przekazuje sygnaliście informację zwrotną o planowanych lub podjętych działaniach następczych i powodach takich działań w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
10. W uzasadnionych przypadkach informacja zwrotna jest przekazywana sygnaliście w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 9.
11. W przypadku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego o ich ostatecznym wyniku informuje się sygnalistę.
12. Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym.
13. O niepodjęciu działań następczych, o których mowa w ust. 12, informuje się sygnalistę podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia się je bez rozpoznania i nie informuje się o tym sygnalisty.
14. Decyzję o niepodejmowaniu działań następczych organ podejmuje również po stwierdzeniu, że zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze, czyli w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego oraz gdy brak jest wystarczających informacji w celu rzetelnego zbadania sprawy a nie ma możliwości kontaktu z osobą zgłaszającą, która mogłaby przekazać niezbędne wyjaśnienia.
15. Jeżeli sygnalistą jest pracownik Urzędu Miasta Opola, Naczelnik Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego informuje Sekretarza Miasta o konieczności nadzorowania sytuacji sygnalisty, w tym monitorowania czy nie został poddany działaniom odwetowym.
16. Na żądanie sygnalisty organ wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy.
17. Dostęp do informacji objętych zgłoszeniem ograniczony jest wyłącznie do osób upoważnionych w ramach przyjęcia i procedowania zgłoszeń zewnętrznych oraz w procesie zapewnienia ochrony sygnaliście.
18. Jeżeli zgłoszenie zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika Urzędu Miasta Opola, pracownik ten jest obowiązany do nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz niezwłocznego przekazania zgłoszenia upoważnionemu pracownikowi bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.
19. Przepis ust. 18 stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy zgłoszenie zewnętrzne otrzymano za pośrednictwem innych środków komunikacji niż określone w Procedurze.
20. Wobec osób, które nie zachowały poufności informacji objętych zgłoszeniem, mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie zostaną wyciągnięte konsekwencje służbowe zgodnie z przepisami prawa w tym również Regulaminu pracy w Urzędzie.
21. Organ, jeżeli przewidują to przepisy odrębne, przekazuje bez zbędnej zwłoki właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy lub jednostki.
§ 6
1. Komórką organizacyjną Urzędu Miasta Opola odpowiedzialną za zadania wynikające z niniejszej Procedury w zakresie obsługi zgłoszeń zewnętrznych, jest Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego działający przez pracowników posiadających upoważnienie do wykonywania tych zadań i zobowiązanych do zachowania poufności.
2. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego prowadzi Rejestr zgłoszeń zewnętrznych. Dostęp do rejestru mają jedynie osoby upoważnione, o których mowa w ust. 1.
3. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego przygotowuje za każdy rok kalendarzowy projekt sprawozdania, o którym mowa w art. 47 ust. 1 ustawy.
4. Sprawozdanie przekazywane jest Rzecznikowi Praw Obywatelskich w terminie do 31 marca roku następującego po roku, za jaki sprawozdanie jest sporządzane.
§ 7
1. Organ jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z przyjęciem i procedowaniem zgłoszenia oraz prowadzeniem rejestru zgłoszeń zewnętrznych.
2. Do przetwarzania danych osobowych są uprawnione osoby, o których mowa w § 6 ust. 1, które zostały pisemnie upoważnione przez organ.
§ 8
1. W przypadku gdy informacja o naruszeniu prawa jest przedmiotem jednocześnie dokonanego zgłoszenia zewnętrznego oraz wniesionej skargi, o której mowa w art. 227 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego, lub gdy z treści wniesionego pisma wynika, że dokonano zgłoszenia zewnętrznego, stosuje się wyłącznie przepisy rozdziału 4 ustawy.
2. W przypadku gdy przepisy odrębne nie pozwalają ustalić organu właściwego do rozstrzygnięcia sporu o właściwość między organami publicznymi, w zakresie rozpatrzenia zgłoszenia zewnętrznego lub podjęcia działań następczych, stosuje się odpowiednio przepisy art. 22 i 23 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego.
§ 9
1. W przypadku zgłoszeń zewnętrznych przekazanych organowi do rozpatrzenia zgodnie z właściwością przez inne organy publiczne, zapisy Procedury stosuje się odpowiednio.
2. W zakresie nieuregulowanym Procedurą oraz rozdziałem 4 ustawy do postępowania przed organami publicznymi stosuje się odpowiednio przepisy działów VII i VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.
3. Procedura podlega przeglądowi nie rzadziej niż raz na trzy lata.
KLAUZULA INFORMACYJNA o zasadach przetwarzania danych osobowych sygnalisty
Wypełniając obowiązek informacyjny określony w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) [dalej: RODO] informuję, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Prezydent Miasta Opola, z siedzibą: ul. Rynek 1A, 45-015 Opole, adres e-mail:
urzad@um.opole.pl, numer telefonu: +48 77 45 11 800.
2. Kontakt do Inspektora Ochrony Danych w Urzędzie Miasta Opola:
iod@um.opole.pl lub listownie na adres: Urząd Miasta Opola, ul. Rynek 1A, 45-015 Opole.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą wyłącznie w celu weryfikacji informacji i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w przedmiocie zgłoszenia naruszeń zgodnie z Procedurą zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych przez Prezydenta Miasta Opola.
4. Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w zakresie wskazanym powyżej jest:
a) art. 6 ust. 1 lit. c RODO i art. 9 ust. 2 lit. g RODO (jeżeli dane wrażliwe zostały zawarte w zgłoszeniu)
w związku z realizacją postanowień ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, oraz
b) art. 6 ust. 1 lit. a RODO tylko i wyłącznie w zakresie wyrażenia zgody przez sygnalistę na ujawnienie jego tożsamości zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
5. Dane osobowe zgromadzone podczas postępowania wyjaśniającego w uzasadnionych przypadkach mogą zostać przekazane uprawnionym podmiotom, w tym organom ścigania, instytucjom kontroli, organom sądowym oraz w uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego zgłoszenie zewnętrzne może zostać przekazane jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym, innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia. Ponadto, dane osobowe będą udostępniane podmiotom zewnętrznym zapewniającym obsługę działalności administratora oraz wsparcie w zakresie przyjmowania zgłoszeń, z którymi została zawarta stosowna umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.
6. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych może Pani/Pan złożyć do Prezydenta Miasta Opola wniosek dotyczący:
a) dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO);
b) sprostowania/poprawienia danych osobowych (art. 16 RODO);
c) usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przepisami prawa (art. 17 RODO);
d) ograniczenia przetwarzania danych osobowych tj. wstrzymania operacji na danych osobowych (art. 18 RODO).
Ponadto, posiada Pani/Pan także prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność
z prawem przetwarzania, tylko i wyłącznie w zakresie, w którym wyrażona została zgoda. W przypadku wycofania zgody na ujawnienie Pani/Pana tożsamości, dane osobowe nie będą udostępniane (od momentu wycofania zgody).
7. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
8. Ma Pani/Pan prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.
9. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niepodanie danych osobowych będzie skutkowało pozostawieniem zgłoszenia bez rozpatrzenia.
10. Dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.
Załącznik nr 2 do Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych przez Prezydenta Miasta Opola.
KLAUZULA INFORMACYJNA o zasadach przetwarzania danych osobowych osoby, której dotyczy zgłoszenie od sygnalisty
Wypełniając obowiązek określony w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) [dalej: RODO] informuję, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Prezydent Miasta Opola, z siedzibą: ul. Rynek 1A, 45-015 Opole, adres e-mail:
urzad@um.opole.pl, numer telefonu: +48 77 45 11 800.
2. Kontakt do Inspektora Ochrony Danych w Urzędzie Miasta Opola:
iod@um.opole.pl lub listownie na adres: Urząd Miasta Opola, ul. Rynek 1A, 45-015 Opole.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą wyłącznie w celu weryfikacji informacji i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w przedmiocie zgłoszenia naruszeń zgodnie z Procedurą zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych przez Prezydenta Miasta Opola.
4. Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w zakresie wskazanym powyżej jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO i art. 9 ust. 2 lit. g RODO (jeżeli dane wrażliwe zostały zawarte w zgłoszeniu) w związku z realizacją postanowień ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
5. Administrator będzie przetwarzać następujące dane osobowe, wskazane w zgłoszeniu sygnalisty: dane pracownicze.
6. Pani/Pana dane osobowe zostały podane przez sygnalistę, w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa w rozumieniu ustawy z dnia 14 czerwca 2014 r. o ochronie sygnalistów.
7. Dane osobowe zgromadzone podczas postępowania wyjaśniającego w uzasadnionych przypadkach mogą zostać przekazane uprawnionym podmiotom, w tym organom ścigania, instytucjom kontroli, organom sądowym oraz w uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego zgłoszenie zewnętrzne może zostać przekazane jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym, innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia. Ponadto, dane osobowe będą udostępniane podmiotom zewnętrznym zapewniającym obsługę działalności administratora oraz wsparcie w zakresie przyjmowania zgłoszeń, z którymi została zawarta stosowna umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.
8. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych może Pani/Pan złożyć do Prezydenta Miasta Opola wniosek dotyczący:
a) dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO), z zastrzeżeniem, że przepisu art. 15 ust. 1 lit. g RODO w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy o sygnalistach albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie;
b) sprostowania/poprawienia danych osobowych (art. 16 RODO);
c) usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przepisami prawa (art. 17 RODO);
d) ograniczenia przetwarzania danych osobowych tj. wstrzymania operacji na danych osobowych (art. 18 RODO).
9. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
10. Ma Pani/Pan prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.
11. Dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.
Załącznik nr 3 - KLAUZULA INFORMACYJNA o zasadach przetwarzania danych osobowych osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.
KLAUZULA INFORMACYJNA o zasadach przetwarzania danych osobowych osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu
Wypełniając obowiązek określony w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) [dalej: RODO] informuję, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Prezydent Miasta Opola, z siedzibą: ul. Rynek 1A, 45-015 Opole, adres e-mail: urzad@um.opole.pl, numer telefonu: +48 77 45 11 800.
2. Kontakt do Inspektora Ochrony Danych w Urzędzie Miasta Opola: iod@um.opole.pl lub listownie na adres: Urząd Miasta Opola, ul. Rynek 1A, 45-015 Opole.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą wyłącznie w celu weryfikacji informacji i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w przedmiocie zgłoszenia naruszeń zgodnie z Procedurą zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych przez Prezydenta Miasta Opola.
4. Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w zakresie wskazanym powyżej jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO i art. 9 ust. 2 lit. g RODO (jeżeli dane wrażliwe zostały zawarte w zgłoszeniu) w związku z realizacją postanowień ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
5. Administrator będzie przetwarzać następujące dane osobowe, wskazane w zgłoszeniu sygnalisty: dane personalne/dane pracownicze, dane kontaktowe.
6. Pani/Pana dane osobowe zostały podane przez sygnalistę/osobę, której dotyczy zgłoszenie, w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa w rozumieniu ustawy z dnia 14 czerwca 2014 r. o ochronie danych osobowych.
7. Dane osobowe zgromadzone podczas postępowania wyjaśniającego w uzasadnionych przypadkach mogą zostać przekazane uprawnionym podmiotom, w tym organom ścigania, instytucjom kontroli, organom sądowym oraz w uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego zgłoszenie zewnętrzne może zostać przekazane jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym, innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia. Ponadto, dane osobowe będą udostępniane podmiotom zewnętrznym zapewniającym obsługę działalności administratora oraz wsparcie w zakresie przyjmowania zgłoszeń, z którymi została zawarta stosowna umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.
8. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych może Pani/Pan złożyć do Prezydenta Miasta Opola wniosek dotyczący:
a) dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO);
b) sprostowania/poprawienia danych osobowych (art. 16 RODO);
c) usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przepisami prawa (art. 17 RODO);
d) ograniczenia przetwarzania danych osobowych tj. wstrzymania operacji na danych osobowych (art. 18 RODO).
9. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
10. Ma Pani/Pan prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.
11. Dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.